Il y a deux écueils principaux à la mauvaise organisation d’une réunion. Le premier est que tous les participants auront l’impression d’avoir perdu leur temps. Le second est que l’organisateur perdra en pertinence auprès de tous les participants.

Nous sommes tous passés par là : nous sortons d’une réunion en nous demandant pourquoi nous y étions. Nous avons clairement perdu notre temps. Pire que ça : nous avons jugé son organisateur et garderons toujours une méfiance dans nos rapports professionnels vis-à-vis de lui. Heureusement, nos neuf astuces devraient vous éviter de tomber dans ce piège.

N'organisez que des réunions nécessaires

Personne ne sait d’où est né ce phénomène de réunionite, que ce soit le besoin de contacts virtuels pendant la pandémie ou simplement d’un besoin de confirmation des objectifs et méthodes pour y arriver, mais force est de constater que certains agendas sont tellement riches en réunions que l’on est en droit de se demander quand les propriétaires desdits agendas ont le temps de traiter leurs dossiers.

Établissez un ordre du jour

Une réunion, c’est un peu comme une histoire que l’on va se raconter à plusieurs, mais que l’on n’a pas encore écrite. Lorsque vous préparez une réunion, n’oubliez pas de préciser ce que sera l’ordre du jour, voire les différents points que vous entendez aborder. Cela permettra à chacun de préparer le chapitre qui lui incombe et de donner de la cohérence aux propos tenus.

Prévoyez le temps nécessaire

Si votre ordre du jour est correctement établi, vous devez pouvoir également estimer le temps que durera la réunion. Vous pourrez ainsi la séquencer en différents moments plus ou moins intenses et ainsi vous assurer l’attention de tous les participants. Prenez soin aussi de faire correspondre cette durée avec le moment auquel vous programmerez la réunion. Une réunion de deux heures initiée à onze heures risque fort de déplaire à pas mal de collègues une fois l’heure de table arrivée.

Invitez uniquement les personnes concernées

Plus vous aurez de monde dans votre réunion, plus il sera difficile de rendre celle-ci efficace. Que ce soit en présentiel ou en ligne, une réunion est souvent l’occasion pour l’un ou l’autre d’être distrait. C’est d’autant plus vrai si ces personnes ne sont pas directement concernées par le sujet de la réunion ou les décisions qu’il faut prendre. Pour chaque personne invitée, établissez un objectif qu’il ou elle devra remplir afin de voir une forme de réussite dans sa participation à la réunion.

Préparez la réunion

Cela peut sembler une porte ouverte fort vite enfoncée, mais nombre de réunions ratées ne le sont que parce que leur organisateur n’en avait pas organisé le déroulé. L’organisation d’une réunion se fait sur deux plans. Le premier est d’ordre logistique : vous devez prévoir une salle, des boissons et, le cas échéant, de quoi permettre aux participants de se sustenter. Le second concerne le fond de la réunion. En effet, peut-être devez-vous préparer une présentation pour soutenir votre propos. Mais, à tout le moins, pensez à établir un chapitrage des débats.

Regardez votre montre

Certains diront que c’est de l’impolitesse, mais avoir un œil sur sa montre permettra de garder la réunion dans les horaires établis. Nous l’avons dit : les réunions se multiplient et vous n’êtes certainement pas le ou la seule à avoir requis la présence de vos collègues et collaborateurs. Respecter les heures données permettra donc à tout le monde de s’organiser et de ne pas perdre en concentration dès que le temps imparti est atteint.

Soyez un G.O. de la réunion

Lorsqu’on part en vacances en club, on attend du gentil organisateur qu’il rythme vos journées pour que jamais vous ne puissiez vous ennuyer. C’est un peu la même chose lorsqu’il s’agit d’une réunion. Vous devez animer celle-ci afin que chacun ait un temps de parole suffisant, mais aussi que les bonnes personnes interagissent au bon moment. Là encore, la bonne préparation de la réunion en amont vous permettra d’être un véritable chef d’orchestre de celle-ci.

Laissez du temps pour les questions

Dans l’organisation de votre réunion, rappelez-vous que si vous maîtrisez le sujet, certains des participants peuvent avoir des lacunes et souhaiter profiter de ce moment privilégié pour vous poser des questions. Il est important de penser à un questions/réponses à la fin, de la réunion qui évitera que certains ne sortent de la pièce, virtuelle ou non, en ne sachant pas très bien ce qu’ils doivent faire une fois de retour à leur bureau.

Clôturez la réunion de manière informative

Les réunions bien préparées sont souvent riches en informations. Terminez votre réunion en faisant le point sur les différents points évoqués, sur les solutions établies, mais aussi sur les choses dont vous n’avez pas eu le temps de parler et que vous aborderez au cours d’une réunion suivante. Vous pouvez même imaginer demander à tous les participants d’établir l’horaire de la réunion suivante ou confier son organisation à l’un des participants.

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